Office Manager

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige en proactieve Office Manager om ons team te versterken. In deze sleutelpositie bent u verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse backoffice-operaties, het beheer van de agenda, het faciliteren van vergaderingen en het notuleren van belangrijke besluiten. U zult fungeren als de schakel tussen onze Project Manager, de directie en de rest van het personeel en een cruciale rol spelen bij het optimaliseren van onze interne processen en het opzetten van nieuw beleid.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Agendabeheer: Beheer en coördineer de agenda's van het managementteam en zorg voor efficiënte planning van vergaderingen en afspraken.
• Vergaderingen aansturen: Organiseer en faciliteer vergaderingen, inclusief het opstellen van de agenda, het verzamelen van relevante documentatie en het voorbereiden van deelnemers. Zorg voor soepele vergaderingen en houd toezicht op de voortgang.
• Notulering: Maak nauwkeurige notulen van vergaderingen en verspreid deze onder de relevante belanghebbenden. Zorg ervoor dat actiepunten worden toegewezen en gevolgd.
• Document Management Systeem (DMS): Beheer en controleer ons Document Management Systeem, zorg voor consistentie, organisatie en toegankelijkheid van documenten en gegevens.
• Kwaliteitscontrole: Controleer de kwaliteit van werkzaamheden van het backoffice-personeel en zorg ervoor dat processen volgens richtlijnen worden uitgevoerd.
• Interne communicatie: Dient als liaison tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf, inclusief de Project Manager en directie, om een vlotte informatiestroom te waarborgen.
• Beleidsontwikkeling en optimalisatie: Denk proactief mee over het opzetten van nieuw beleid en het optimaliseren van interne processen om de efficiëntie te verbeteren.

• Minimaal een MBO-diploma, bij voorkeur in Office Management of vergelijkbare studierichting.
• Ervaring in een soortgelijke functie als Office Manager of Directie Secretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
• Sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Bekwaamheid in Microsoft Office Suite en documentbeheersystemen.
• Proactieve en zelfsturende werkhouding.
• Vermogen om vertrouwelijke informatie te beheren met integriteit.
• Teamspeler met sterke interpersoonlijke vaardigheden.