Ben jij de spin in het web en zorg jij dat alle zaken acher de schermen soepel verlopen? Dan is dit de baan voor jou!

 

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige en proactieve Office Manager om ons team te versterken. In deze sleutelpositie bent u verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse backoffice-operaties, het beheer van de agenda, het faciliteren van vergaderingen en het notuleren van belangrijke besluiten. U zult fungeren als de schakel tussen onze Project Manager, de directie en de rest van het personeel en een cruciale rol spelen bij het optimaliseren van onze interne processen en het opzetten van nieuw beleid.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Agendabeheer: Beheer en coördineer de agenda's van het managementteam en zorg voor efficiënte planning van vergaderingen en afspraken.
• Vergaderingen aansturen: Organiseer en faciliteer vergaderingen, inclusief het opstellen van de agenda, het verzamelen van relevante documentatie en het voorbereiden van deelnemers. Zorg voor soepele vergaderingen en houd toezicht op de voortgang.
• Notulering: Maak nauwkeurige notulen van vergaderingen en verspreid deze onder de relevante belanghebbenden. Zorg ervoor dat actiepunten worden toegewezen en gevolgd.
• Document Management Systeem (DMS): Beheer en controleer ons Document Management Systeem, zorg voor consistentie, organisatie en toegankelijkheid van documenten en gegevens.
• Kwaliteitscontrole: Controleer de kwaliteit van werkzaamheden van het backoffice-personeel en zorg ervoor dat processen volgens richtlijnen worden uitgevoerd.
• Interne communicatie: Dient als liaison tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf, inclusief de Project Manager en directie, om een vlotte informatiestroom te waarborgen.
• Beleidsontwikkeling en optimalisatie: Denk proactief mee over het opzetten van nieuw beleid en het optimaliseren van interne processen om de efficiëntie te verbeteren.

Bedrijfsprofiel

Meta Carrière is een gedreven uitzendbureau, die iedereen gelijke kansen biedt. Wij investeren in onze medewerkers door ze te coachen en te stimuleren zodat zij hun professionele en persoonlijke doelstellingen weten te bereiken. Wij delen onze kennis en expertise van de veranderende arbeidsmarkt met onze klanten en kandidaten en passen onze dienstverlening hierop aan.

Meta Carrière durft te innoveren en pionieren en is voortdurend op zoek naar manieren om hun dienstverlening te verbeteren. Ons succes is afhankelijk van het succes van onze medewerkers, onze klanten en onze kandidaten.