Офіс-менеджер

Ми шукаємо універсального та проактивного офіс-менеджера для роботи в нашій команді. На цій ключовій посаді ви будете відповідати за забезпечення безперебійної роботи щоденних операцій бек-офісу, управління порядком денним, проведення зустрічей та ведення протоколів важливих рішень. Ви будете посередником між нашим керівником проектів, керівництвом та рештою персоналу, відіграючи вирішальну роль в оптимізації наших внутрішніх процесів та встановленні нових політик.

Основні обов'язки:

• Управління порядком денним: Управління та координація порядку денного управлінської команди та забезпечення ефективного планування зустрічей та зустрічей.
• Керування зустрічами: Організація та проведення зустрічей, включаючи встановлення порядку денного, збір відповідної документації та підготовку учасників. Забезпечення безперебійного проведення зустрічей та моніторинг прогресу.
• Протоколи: Ведіть точні протоколи зустрічей та розповсюджуйте їх серед відповідних зацікавлених сторін. Забезпечте призначення та відстеження пунктів дій.
• Система управління документами (СУД): Управління та контроль нашої Системи управління документами, забезпечення узгодженості, організації та доступності документів і даних.
• Контроль якості: Контролювати якість роботи, що виконується персоналом бек-офісу, та забезпечувати виконання процесів відповідно до інструкцій.
• Внутрішня комунікація: виконує роль зв'язкової ланки між різними відділами компанії, включаючи керівника проекту та керівництво, для забезпечення безперебійного потоку інформації.
• Розробка та оптимізація політики: проактивно сприяти розробці нових політик та оптимізації внутрішніх процесів для підвищення ефективності.

• Принаймні диплом MBO, бажано з управління офісом або аналогічної галузі навчання.
• Досвід роботи на аналогічній посаді офіс-менеджера або виконавчого секретаря.
• Відмінні організаторські здібності та увага до деталей.
• Сильні комунікативні навички, як усні, так і письмові.
• Володіння пакетом Microsoft Office та системами управління документами.
• Проактивне та самостійне ставлення до роботи.
• Здатність керувати конфіденційною інформацією з дотриманням чесності.
• Командний гравець з сильними міжособистісними навичками.