Manager de birou

Căutăm un Office Manager versatil și proactiv pentru a se alătura echipei noastre. În acest rol cheie, veți fi responsabil pentru asigurarea bunei desfășurări a operațiunilor zilnice de back-office, gestionarea agendei, facilitarea ședințelor și luarea proceselor-verbale ale deciziilor importante. Veți servi ca legătură între Managerul nostru de Proiect, management și restul personalului, jucând un rol crucial în optimizarea proceselor noastre interne și stabilirea de noi politici.

Responsabilități principale:

• Gestionarea agendei: Gestionează și coordonează agendele echipei de management și asigură programarea eficientă a ședințelor și programărilor.
• Gestionarea întâlnirilor: Organizarea și facilitarea întâlnirilor, inclusiv stabilirea ordinii de zi, colectarea documentației relevante și pregătirea participanților. Asigurarea desfășurării fără probleme a întâlnirilor și monitorizarea progresului.
• Proces-verbal: Întocmiți procese-verbale precise ale ședințelor și distribuiți-le părților interesate relevante. Asigurați-vă că acțiunile de urmat sunt atribuite și urmărite.
• Sistem de gestionare a documentelor (DMS): Gestionați și controlați Sistemul nostru de gestionare a documentelor, asigurând consecvența, organizarea și accesibilitatea documentelor și datelor.
• Controlul calității: Monitorizarea calității muncii efectuate de personalul administrativ și asigurarea faptului că procesele sunt desfășurate conform instrucțiunilor.
• Comunicare internă: Servește ca legătură între diverse departamente din cadrul companiei, inclusiv Managerul de proiect și managementul, pentru a asigura un flux fluent de informații.
• Dezvoltarea și optimizarea politicilor: Contribuirea proactivă la dezvoltarea de noi politici și la optimizarea proceselor interne pentru îmbunătățirea eficienței.

• Cel puțin o diplomă MBO, de preferință în Management de Birotică sau un domeniu de studiu similar.
• Experiență într-un post similar, ca manager de birou sau secretar executiv.
• Excelente abilități organizatorice și atenție la detalii.
• Abilități puternice de comunicare, atât orală, cât și scrisă.
• Cunoștințe avansate ale suitei Microsoft Office și ale sistemelor de gestionare a documentelor.
• Atitudine proactivă și auto-dirijată față de muncă.
• Capacitatea de a gestiona informații confidențiale cu integritate.
• Jucător de echipă cu abilități interpersonale puternice.