Gerente de escritório

Buscamos um Gerente de Escritório versátil e proativo para se juntar à nossa equipe. Nesta função fundamental, você será responsável por garantir o bom funcionamento das operações diárias de back-office, gerenciar a agenda, facilitar reuniões e redigir atas de decisões importantes. Você atuará como elo entre nosso Gerente de Projetos, a gerência e o restante da equipe, desempenhando um papel crucial na otimização de nossos processos internos e no estabelecimento de novas políticas.

Principais responsabilidades:

• Gerenciamento de agenda: gerencie e coordene as agendas da equipe de gerenciamento e garanta o agendamento eficiente de reuniões e compromissos.
• Gerenciar reuniões: organizar e facilitar reuniões, incluindo a definição da pauta, a coleta de documentação relevante e a preparação dos participantes. Garantir que as reuniões ocorram sem problemas e monitorar o andamento.
• Atas: Crie atas precisas das reuniões e distribua-as às partes interessadas relevantes. Garanta que os itens de ação sejam atribuídos e monitorados.
• Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS): gerencie e controle nosso Sistema de Gerenciamento de Documentos, garantindo consistência, organização e acessibilidade de documentos e dados.
• Controle de qualidade: monitore a qualidade do trabalho realizado pela equipe de back-office e garanta que os processos sejam realizados de acordo com as diretrizes.
• Comunicação interna: serve como elo entre vários departamentos da empresa, incluindo o gerente de projeto e a gerência, para garantir um fluxo tranquilo de informações.
• Desenvolvimento e otimização de políticas: contribuir proativamente para o desenvolvimento de novas políticas e a otimização de processos internos para melhorar a eficiência.

• Pelo menos um diploma MBO, de preferência em Administração de Escritório ou área de estudo similar.
• Experiência em cargo similar como gerente de escritório ou secretária executiva.
• Excelentes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
• Boas habilidades de comunicação, tanto oral quanto escrita.
• Proficiência no pacote Microsoft Office e sistemas de gerenciamento de documentos.
• Atitude de trabalho proativa e autodirigida.
• Capacidade de gerenciar informações confidenciais com integridade.
• Jogador de equipe com fortes habilidades interpessoais.