Kierownik biura

Szukamy wszechstronnego i proaktywnego Office Managera, który dołączy do naszego zespołu. Na tym kluczowym stanowisku będziesz odpowiedzialny/a za zapewnienie sprawnego funkcjonowania codziennych operacji back-office, zarządzanie kalendarzem, ułatwianie spotkań i sporządzanie protokołów z ważnych decyzji. Będziesz pełnić rolę łącznika między Project Managerem, kierownictwem i resztą personelu, odgrywając kluczową rolę w optymalizacji naszych procesów wewnętrznych i ustalaniu nowych zasad.

Główne obowiązki:

• Zarządzanie harmonogramem: zarządzanie harmonogramem spotkań zespołu zarządzającego i koordynowanie go oraz zapewnienie efektywnego planowania spotkań i terminów.
• Zarządzanie spotkaniami: Organizuj i ułatwiaj spotkania, w tym ustalaj harmonogram, gromadź odpowiednią dokumentację i przygotuj uczestników. Dbaj o płynny przebieg spotkań i monitoruj postępy.
• Protokoły: Sporządzaj dokładne protokoły ze spotkań i rozsyłaj je odpowiednim interesariuszom. Upewnij się, że zadania są przypisane i monitorowane.
• System zarządzania dokumentacją (DMS): Zarządzaj i kontroluj nasz system zarządzania dokumentacją, zapewniając spójność, organizację i dostępność dokumentów i danych.
• Kontrola jakości: Monitorowanie jakości pracy wykonywanej przez personel zaplecza i upewnianie się, że procesy są realizowane zgodnie z wytycznymi.
• Komunikacja wewnętrzna: Pełni funkcję łącznika między różnymi działami w firmie, w tym między Kierownikiem Projektu i kierownictwem, aby zapewnić płynny przepływ informacji.
• Opracowywanie i optymalizacja polityki: Aktywne uczestnictwo w opracowywaniu nowych polityk i optymalizacji procesów wewnętrznych w celu zwiększenia efektywności.

• Co najmniej dyplom MBO, najlepiej z zakresu zarządzania biurem lub pokrewnego kierunku.
• Doświadczenie na podobnym stanowisku, np. kierownika biura lub sekretarza wykonawczego.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły.
• Dobre umiejętności komunikacyjne, zarówno ustne jak i pisemne.
• Znajomość pakietu Microsoft Office i systemów zarządzania dokumentacją.
• Proaktywna i samodzielna postawa w pracy.
• Umiejętność uczciwego zarządzania poufnymi informacjami.
• Gracz zespołowy z silnymi umiejętnościami interpersonalnymi.