Biroja vadītājs

Mēs meklējam daudzpusīgu un proaktīvu biroja vadītāju, kas pievienotos mūsu komandai. Šajā svarīgajā amatā jūs būsiet atbildīgs par ikdienas biroja darbību netraucētu norisi, darba kārtības pārvaldību, sanāksmju vadīšanu un svarīgu lēmumu protokolēšanu. Jūs kalposiet par starpnieku starp mūsu projektu vadītāju, vadību un pārējo personālu, spēlējot izšķirošu lomu mūsu iekšējo procesu optimizēšanā un jaunu politiku izstrādē.

Galvenie pienākumi:

• Darba kārtības pārvaldība: pārvaldīt un koordinēt vadības komandas darba kārtību un nodrošināt efektīvu sanāksmju un tikšanos plānošanu.
• Sanāksmju vadīšana: organizēt un vadīt sanāksmes, tostarp noteikt darba kārtību, apkopot attiecīgo dokumentāciju un sagatavot dalībniekus. Nodrošināt sanāksmju raitu norisi un uzraudzīt progresu.
• Protokoli: Veiciet precīzus sanāksmju protokolus un izplatiet tos attiecīgajām ieinteresētajām personām. Nodrošiniet, lai rīcības punkti tiktu piešķirti un izsekoti.
• Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS): Pārvaldiet un kontrolējiet mūsu dokumentu pārvaldības sistēmu, nodrošinot dokumentu un datu konsekvenci, organizētību un pieejamību.
• Kvalitātes kontrole: Uzraugiet administratīvā personāla darba kvalitāti un pārliecinieties, ka procesi tiek veikti saskaņā ar vadlīnijām.
• Iekšējā komunikācija: Kalpo kā starpnieks starp dažādām uzņēmuma nodaļām, tostarp projektu vadītāju un vadību, lai nodrošinātu vienmērīgu informācijas plūsmu.
• Politiku izstrāde un optimizācija: proaktīvi piedalīties jaunu politiku izstrādē un iekšējo procesu optimizācijā, lai uzlabotu efektivitāti.

• Vismaz MBO diploms, vēlams biroja vadībā vai līdzīgā studiju jomā.
• Pieredze līdzīgā amatā kā biroja vadītājs vai izpildsekretārs.
• Lieliskas organizatoriskās prasmes un uzmanība detaļām.
• Spēcīgas komunikācijas prasmes gan mutiski, gan rakstiski.
• Prasmes darbā ar Microsoft Office Suite un dokumentu pārvaldības sistēmām.
• Proaktīva un patstāvīga darba attieksme.
• Spēja pārvaldīt konfidenciālu informāciju ar integritāti.
• Komandas spēlētājs ar spēcīgām saskarsmes prasmēm.