Responsabile dell'ufficio

Stiamo cercando un Office Manager versatile e proattivo da inserire nel nostro team. In questo ruolo chiave, sarai responsabile di garantire il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane di back-office, gestire l'agenda, facilitare le riunioni e verbalizzare le decisioni importanti. Farai da tramite tra il nostro Project Manager, il management e il resto del personale, svolgendo un ruolo cruciale nell'ottimizzazione dei nostri processi interni e nella definizione di nuove policy.

Principali responsabilità:

• Gestione dell'agenda: gestire e coordinare le agende del team dirigenziale e garantire una pianificazione efficiente di riunioni e appuntamenti.
• Gestione delle riunioni: organizzare e facilitare le riunioni, inclusa la definizione dell'ordine del giorno, la raccolta della documentazione pertinente e la preparazione dei partecipanti. Garantire il corretto svolgimento delle riunioni e monitorarne i progressi.
• Verbali: redigere verbali accurati delle riunioni e distribuirli alle parti interessate. Assicurarsi che le attività siano assegnate e monitorate.
• Sistema di gestione dei documenti (DMS): gestisci e controlla il nostro sistema di gestione dei documenti, garantendo coerenza, organizzazione e accessibilità di documenti e dati.
• Controllo qualità: monitorare la qualità del lavoro svolto dal personale di back-office e garantire che i processi vengano eseguiti secondo le linee guida.
• Comunicazione interna: funge da collegamento tra i vari reparti dell'azienda, tra cui il Project Manager e la direzione, per garantire un flusso regolare di informazioni.
• Sviluppo e ottimizzazione delle policy: contribuire in modo proattivo allo sviluppo di nuove policy e all'ottimizzazione dei processi interni per migliorare l'efficienza.

• Almeno un diploma MBO, preferibilmente in Office Management o in un campo di studi simile.
• Esperienza in una posizione simile come Office Manager o Executive Secretary.
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Ottime capacità comunicative, sia orali che scritte.
• Ottima conoscenza della suite Microsoft Office e dei sistemi di gestione dei documenti.
• Atteggiamento lavorativo proattivo e autodiretto.
• Capacità di gestire informazioni riservate con integrità.
• Giocatore di squadra con spiccate capacità interpersonali.