Responsable de bureau

Nous recherchons un(e) Office Manager polyvalent(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe. À ce poste clé, vous serez chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de back-office, de gérer l'ordre du jour, d'animer les réunions et de rédiger les comptes rendus des décisions importantes. Vous assurerez la liaison entre notre chef de projet, la direction et le reste de l'équipe, jouant un rôle crucial dans l'optimisation de nos processus internes et l'établissement de nouvelles politiques.

Principales responsabilités :

• Gestion de l'agenda : Gérer et coordonner les agendas de l'équipe de direction et assurer une planification efficace des réunions et des rendez-vous.
• Gestion des réunions : organiser et animer les réunions, notamment en définissant l'ordre du jour, en rassemblant la documentation pertinente et en préparant les participants. Veiller au bon déroulement des réunions et suivre leur avancement.
• Comptes rendus : Rédigez des comptes rendus précis des réunions et distribuez-les aux parties prenantes concernées. Assurez-vous que les actions sont assignées et suivies.
• Système de gestion de documents (DMS) : Gérer et contrôler notre système de gestion de documents, en garantissant la cohérence, l'organisation et l'accessibilité des documents et des données.
• Contrôle qualité : Surveiller la qualité du travail effectué par le personnel du back-office et s'assurer que les processus sont exécutés conformément aux directives.
• Communication interne : Assure la liaison entre les différents services de l'entreprise, y compris le chef de projet et la direction, afin d'assurer une circulation fluide de l'information.
• Élaboration et optimisation des politiques : Contribuer de manière proactive à l’élaboration de nouvelles politiques et à l’optimisation des processus internes pour améliorer l’efficacité.

• Au moins un diplôme MBO, de préférence en gestion de bureau ou dans un domaine d'études similaire.
• Expérience dans un poste similaire en tant que chef de bureau ou secrétaire de direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion de documents.
• Attitude de travail proactive et autonome.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité.
• Joueur d’équipe avec de solides compétences interpersonnelles.