Kontorijuht

Otsime oma meeskonda mitmekülgset ja proaktiivset kontorijuhti. Sellel võtmerollil vastutate igapäevaste kontoritööde sujuva toimimise tagamise, päevakorra haldamise, koosolekute läbiviimise ja oluliste otsuste protokollimise eest. Toimite ühenduslülina meie projektijuhi, juhtkonna ja ülejäänud töötajate vahel, mängides olulist rolli meie sisemiste protsesside optimeerimisel ja uute poliitikate kehtestamisel.

Peamised kohustused:

• Päevakorra haldamine: juhtkonna päevakordade haldamine ja koordineerimine ning koosolekute ja kohtumiste tõhusa ajastamise tagamine.
• Koosolekute juhtimine: Koosolekute korraldamine ja läbiviimine, sh päevakorra koostamine, asjakohase dokumentatsiooni kogumine ja osalejate ettevalmistamine. Koosolekute sujuva kulgemise tagamine ja edusammude jälgimine.
• Protokoll: Koostage koosolekutest täpsed protokollid ja jagage need asjaomastele sidusrühmadele. Tagage tegevuste määramine ja jälgimine.
• Dokumendihaldussüsteem (DMS): Haldab ja kontrollib meie dokumendihaldussüsteemi, tagades dokumentide ja andmete järjepidevuse, korrastatuse ja kättesaadavuse.
• Kvaliteedikontroll: Jälgige kontoritöötajate töö kvaliteeti ja veenduge, et protsessid viiakse läbi vastavalt suunistele.
• Sisekommunikatsioon: Toimib ühenduslülina ettevõtte erinevate osakondade, sealhulgas projektijuhi ja juhtkonna vahel, et tagada sujuv infovoog.
• Poliitikate väljatöötamine ja optimeerimine: panusta ennetavalt uute poliitikate väljatöötamisse ja sisemiste protsesside optimeerimisse tõhususe parandamiseks.

• Vähemalt MBO diplom, eelistatavalt kontorijuhtimise või sarnasel õppealal.
• Kogemus sarnasel ametikohal büroojuhina või tegevsekretärina.
• Suurepärased organiseerimisoskused ja tähelepanu detailidele.
• Tugevad suhtlemisoskused nii suuliselt kui ka kirjalikult.
• Microsoft Office'i tarkvarapaketi ja dokumendihaldussüsteemide oskus.
• Proaktiivne ja iseseisvalt tegutsemisele suunatud suhtumine.
• Oskus konfidentsiaalset teavet ausalt hallata.
• Meeskonnamängija, kellel on tugevad suhtlemisoskused.