Gerente de oficina

Buscamos un Gerente de Oficina versátil y proactivo para unirse a nuestro equipo. En este puesto clave, será responsable de garantizar el buen funcionamiento de las operaciones administrativas diarias, gestionar la agenda, facilitar reuniones y levantar actas de decisiones importantes. Servirá de enlace entre nuestro Gerente de Proyecto, la gerencia y el resto del personal, desempeñando un papel crucial en la optimización de nuestros procesos internos y el establecimiento de nuevas políticas.

Responsabilidades principales:

• Gestión de agenda: Gestionar y coordinar las agendas del equipo directivo y garantizar una programación eficiente de reuniones y citas.
• Gestionar reuniones: Organizar y facilitar reuniones, incluyendo la definición de la agenda, la recopilación de la documentación pertinente y la preparación de los participantes. Asegurar el buen desarrollo de las reuniones y supervisar su progreso.
• Actas: Redactar actas precisas de las reuniones y distribuirlas a las partes interesadas pertinentes. Asegurarse de que las acciones se asignen y se controlen.
• Sistema de Gestión Documental (DMS): Gestionar y controlar nuestro Sistema de Gestión Documental, asegurando la consistencia, organización y accesibilidad de los documentos y datos.
• Control de calidad: supervisar la calidad del trabajo realizado por el personal administrativo y garantizar que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas.
• Comunicación interna: actúa como enlace entre los distintos departamentos de la empresa, incluido el director de proyectos y la dirección, para garantizar un flujo fluido de información.
• Desarrollo y optimización de políticas: Contribuir proactivamente al desarrollo de nuevas políticas y a la optimización de procesos internos para mejorar la eficiencia.

• Al menos un diploma de MBO, preferiblemente en Gestión de Oficinas o un campo de estudio similar.
• Experiencia en puesto similar como Gerente de Oficina o Secretaria Ejecutiva.
• Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Fuertes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita.
• Competencia en Microsoft Office Suite y sistemas de gestión documental.
• Actitud de trabajo proactiva y autodirigida.
• Capacidad para gestionar información confidencial con integridad.
• Jugador de equipo con fuertes habilidades interpersonales.