Διευθυντής Γραφείου

Αναζητούμε έναν ευέλικτο και προνοητικό Διευθυντή Γραφείου για να ενταχθεί στην ομάδα μας. Σε αυτόν τον βασικό ρόλο, θα είστε υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των καθημερινών λειτουργιών back office, τη διαχείριση της ημερήσιας διάταξης, τη διευκόλυνση των συναντήσεων και τη λήψη πρακτικών για τις σημαντικές αποφάσεις. Θα χρησιμεύετε ως σύνδεσμος μεταξύ του Διευθυντή Έργου, της διοίκησης και του υπόλοιπου προσωπικού, παίζοντας κρίσιμο ρόλο στη βελτιστοποίηση των εσωτερικών μας διαδικασιών και στη θέσπιση νέων πολιτικών.

Κύριες αρμοδιότητες:

• Διαχείριση Ημερήσιας Διάταξης: Διαχείριση και συντονισμός των ημερήσιων διατάξεων της ομάδας διαχείρισης και διασφάλιση αποτελεσματικού προγραμματισμού συναντήσεων και ραντεβού.
• Διαχείριση συναντήσεων: Οργάνωση και διευκόλυνση των συναντήσεων, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού της ημερήσιας διάταξης, της συλλογής σχετικής τεκμηρίωσης και της προετοιμασίας των συμμετεχόντων. Διασφάλιση της ομαλής διεξαγωγής των συναντήσεων και παρακολούθηση της προόδου.
• Πρακτικά: Τηρείτε ακριβή πρακτικά των συναντήσεων και τα διανέμετε στα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη. Βεβαιωθείτε ότι έχουν ανατεθεί και παρακολουθούνται τα σημεία δράσης.
• Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων (DMS): Διαχειριστείτε και ελέγξτε το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων μας, διασφαλίζοντας τη συνέπεια, την οργάνωση και την προσβασιμότητα των εγγράφων και των δεδομένων.
• Έλεγχος Ποιότητας: Παρακολούθηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται από το προσωπικό υποστήριξης και διασφάλιση ότι οι διαδικασίες εκτελούνται σύμφωνα με τις οδηγίες.
• Εσωτερική Επικοινωνία: Λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ διαφόρων τμημάτων της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του Διευθυντή Έργου και της διοίκησης, για να διασφαλίζεται η ομαλή ροή πληροφοριών.
• Ανάπτυξη και βελτιστοποίηση πολιτικής: Προληπτική συμβολή στην ανάπτυξη νέων πολιτικών και στη βελτιστοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας.

• Τουλάχιστον δίπλωμα MBO, κατά προτίμηση στη Διοίκηση Γραφείου ή σε παρόμοιο πεδίο σπουδών.
• Εμπειρία σε παρόμοια θέση ως Διευθυντής Γραφείου ή Εκτελεστικός Γραμματέας.
• Άριστες οργανωτικές δεξιότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια.
• Ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες, τόσο προφορικές όσο και γραπτές.
• Άριστη γνώση της σουίτας Microsoft Office και των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.
• Προληπτική και αυτοκατευθυνόμενη εργασιακή στάση.
• Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών με ακεραιότητα.
• Ομαδικός παίκτης με ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες.