Büroleiter

Wir suchen eine vielseitige und proaktive Büroleiterin/einen proaktive Büroleiter zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Schlüsselrolle sind Sie für den reibungslosen Ablauf des täglichen Backoffice-Betriebs, die Verwaltung der Tagesordnung, die Moderation von Meetings und die Protokollierung wichtiger Entscheidungen verantwortlich. Sie fungieren als Bindeglied zwischen unserem Projektleiter, dem Management und den übrigen Mitarbeitern und spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung unserer internen Prozesse und der Etablierung neuer Richtlinien.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Agenda-Management: Verwalten und koordinieren Sie die Agenden des Managementteams und sorgen Sie für eine effiziente Planung von Besprechungen und Terminen.
• Meetings verwalten: Organisieren und moderieren Sie Meetings, einschließlich der Festlegung der Tagesordnung, der Zusammenstellung relevanter Unterlagen und der Vorbereitung der Teilnehmer. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf und überwachen Sie den Fortschritt.
• Protokolle: Erstellen Sie genaue Protokolle von Besprechungen und verteilen Sie diese an die relevanten Beteiligten. Stellen Sie sicher, dass Aktionspunkte zugewiesen und nachverfolgt werden.
• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Verwalten und steuern Sie unser Dokumentenmanagementsystem und stellen Sie die Konsistenz, Organisation und Zugänglichkeit von Dokumenten und Daten sicher.
• Qualitätskontrolle: Überwachen Sie die Qualität der Arbeit der Backoffice-Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass die Prozesse gemäß den Richtlinien durchgeführt werden.
• Interne Kommunikation: Dient als Verbindungsglied zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens, einschließlich dem Projektmanager und der Geschäftsleitung, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
• Richtlinienentwicklung und -optimierung: Tragen Sie proaktiv zur Entwicklung neuer Richtlinien und zur Optimierung interner Prozesse bei, um die Effizienz zu verbessern.

• Mindestens ein MBO-Diplom, vorzugsweise in Büromanagement oder einem ähnlichen Studienfach.
• Erfahrung in einer ähnlichen Position als Büroleiter oder leitende Sekretärin.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und Dokumentenmanagementsystemen.
• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitseinstellung.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Integrität zu verwalten.
• Teamplayer mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten.