Vedoucí kanceláře

Hledáme všestranného a proaktivního office manažera/manažerku do našeho týmu. V této klíčové roli budete zodpovědní za zajištění plynulého chodu každodenních operací v zázemí, správu agendy, facilitování schůzek a pořizování zápisů z důležitých rozhodnutí. Budete sloužit jako styčná osoba mezi naším projektovým manažerem, managementem a ostatními zaměstnanci a budete hrát klíčovou roli při optimalizaci našich interních procesů a zavádění nových politik.

Hlavní odpovědnosti:

• Správa agendy: Spravovat a koordinovat agendu manažerského týmu a zajišťovat efektivní plánování schůzek a schůzek.
• Řízení schůzek: Organizace a usnadnění schůzek, včetně stanovení programu, shromažďování relevantní dokumentace a přípravy účastníků. Zajištění hladkého průběhu schůzek a sledování jejich průběhu.
• Zápisy: Veďte přesné zápisy ze schůzí a distribuujte je příslušným zúčastněným stranám. Zajistěte, aby byly úkoly přiděleny a sledovány.
• Systém správy dokumentů (DMS): Spravujte a řiďte náš systém správy dokumentů a zajišťujte konzistenci, organizaci a přístupnost dokumentů a dat.
• Kontrola kvality: Sledovat kvalitu práce vykonávané pracovníky back-office a zajistit, aby procesy byly prováděny v souladu s pokyny.
• Interní komunikace: Slouží jako styčná osoba mezi různými odděleními ve společnosti, včetně projektového manažera a managementu, aby zajistila hladký tok informací.
• Vývoj a optimalizace politik: Proaktivně přispívat k vývoji nových politik a optimalizaci interních procesů za účelem zvýšení efektivity.

• Minimálně diplom MBO, nejlépe v oboru kancelářského managementu nebo podobného oboru.
• Zkušenosti na podobné pozici jako office manažer nebo výkonný tajemník.
• Vynikající organizační schopnosti a smysl pro detail.
• Silné komunikační dovednosti, ústní i písemné.
• Znalost sady Microsoft Office a systémů pro správu dokumentů.
• Proaktivní a samostatný přístup k práci.
• Schopnost spravovat důvěrné informace s integritou.
• Týmový hráč se silnými mezilidskými dovednostmi.