Офис мениджър

Търсим гъвкав и проактивен офис мениджър, който да се присъедини към нашия екип. В тази ключова роля ще отговаряте за осигуряването на безпроблемното протичане на ежедневните административни операции, управлението на дневния ред, фасилитирането на срещи и воденето на протоколи от важни решения. Ще служите като връзка между нашия ръководител на проекти, ръководството и останалия персонал, играейки ключова роля в оптимизирането на нашите вътрешни процеси и установяването на нови политики.

Основни отговорности:

• Управление на дневния ред: Управлявайте и координирайте дневния ред на управленския екип и осигурявайте ефективно планиране на срещи и срещи.
• Управление на срещи: Организиране и фасилитиране на срещи, включително определяне на дневния ред, събиране на съответната документация и подготовка на участниците. Осигуряване на гладкото протичане на срещите и наблюдение на напредъка.
• Протоколи: Водете точни протоколи от срещите и ги разпространявайте сред съответните заинтересовани страни. Осигурете разпределението и проследяването на задачите.
• Система за управление на документи (DMS): Управлявайте и контролирайте нашата система за управление на документи, като осигурявате съгласуваност, организация и достъпност на документите и данните.
• Контрол на качеството: Следете качеството на работата, извършвана от служителите в бек-офиса, и гарантирайте, че процесите се изпълняват съгласно указанията.
• Вътрешна комуникация: Служи като връзка между различните отдели в компанията, включително ръководителя на проекта и ръководството, за да осигури безпроблемен поток от информация.
• Разработване и оптимизиране на политики: Проактивно допринасяне за разработването на нови политики и оптимизирането на вътрешните процеси за подобряване на ефективността.

• Поне диплома за MBO, за предпочитане в областта на офис мениджмънта или подобна област на обучение.
• Опит на подобна позиция като офис мениджър или изпълнителен секретар.
• Отлични организационни умения и внимание към детайлите.
• Силни комуникативни умения, както устни, така и писмени.
• Владеене на Microsoft Office Suite и системи за управление на документи.
• Проактивно и самостоятелно отношение към работата.
• Способност за управление на поверителна информация с почтеност.
• Работещ в екип със силни междуличностни умения.